Modul Microsoft Access

Modul lengkap dan ringkas Microsoft Access

Modul 1 ; Konsep Asas Perisian pangkalan Data dan Microsoft Access XP

Sistem pangkalan data mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan penyimpanan data secara tradisional (menggunakan kad indeks, fail, kotak dan sebagainya). Kita boleh mencapai sesuatu data atau maklumat yang dikehendaki dengan lebih pantas dan tepat. Selain itu ia mampu meminimunkan limpahan maklumat, meningkatkan konsistensi data, penginteregasian dan perkongsian data serta mengurangkan penyelenggaraan data.

Selain itu, penggunaan pangkalan data juga semakin digemari ramai kerana:

• Ia boleh menyisih data mengikut cara yang ditentukan oleh pengguna seperti susunan abjad
• Ia boleh menyenaraikan data mengikut kehendak pengguna
• Boleh dikemaskini dengan mudah dan cepat
• Ia boleh dikongsi dengan pantas

Microsoft Access XP

Microsoft Access XP merupakan salah satu komponen perisian pangkala data yang diintegrasikan bersama ke dalam perisian Microsoft Office. Microsoft Access XP mengandungi koleksi table, query, table, form, report dan page yang sering digunakan dalam penyelenggaraan serta menguruskan data. Komponen atau elemen ini dinamakan database object

Struktur dan rekabentuk Microsoft Access XP

Database window : Ianya menyediakan kemudahan bagi pembinaan object database seperti table, query, table, form, report dilaksanakan.

Table :

Table digunakan bagi menyimpan maklumat atau data bagi sesebuah sistem pangkalan data. Seseorang pengguna boleh memapar, meminda ataupun memasukkan data menerusi penggunaan table

Query

Query membolehkan pengguna mempersembahkan sesuatu maklumat dalam bentu yang lebih bermakna. Ia akan mencapai rekod-rekod tertentu berdasarkan keperluan untuk dipersembahkan. Ia boleh digunakan bagi menggabungkan lebih dari satu table bagi membentuk satu perhubungan yang diperlukan

Form

Form atau borong merujuk kepada tetingkap yang digunakan bagi memapar serta memasukkan sesuatu data ked ala sebuah atau lebih table. Penggunaan form menjadikan operasi ini lebih mudah dan mesra pengguna.

Report

Report merujuk kepada maklumat dari table atau query yang disusun dalam format tertentu khususnya bagi tujuan cetakan. Ia juga boleh dimasukkan elemen seperti ungkapan aritmetik, jumlah rekod, label, carta dan sebagainya

Pages

Merupakan satu kemudahan bagi anda membina satu system yang membolehkan seseorang pengguna mempersembahkan sata, memasukkan data atau meminda data menerusi kemudahan internet

Macro

Menyimpan koleksi arahan bagi satu atau lebih operasi kerja yang anda ingin laksanakan oleh Microsoft Access secara automatic berdasarka peristiwa atau keadaan tertentu.

Module

Merupakan objek yang mengandungi prosedur atau kod aturcara yang dihasilkan menerusi penggunaan perisian isual Basic

Relationship

Merujuk kepada ikatan atau perhubungan yang dibentuk di antara table atau query. Relationship akan menghubugkan table yang mempunyai elemen atau medan yang sepadan.

Langkah-langkah utama dalam merekabentuk sistem pangkalan data

1. menentukan tujuan sistem pangkalan data dibina
2. menentukan table yang perlu dibina
3. menentukan medan yang diperlukan bagi setiap table
4. menentukan perhubungan (relationship) yang wujud
5. kemaskini dan semak rekabentuk anda

Panduan merekabetuk serta membangunkan satu sistem pangkala data

1. Menentukan semua medan yang diperlukan bagi menghasilkan maklumat yang dkehendaki
2. mengumpulkan medan-medan yang berkaitan ke dala satu table
3. menentukan primary key bagi setiap table
4. memasukkan medan rujukan biasa bagi setiap table yang berkaitan
5. mengelakkan keadaan di mana data bertindihan
6. menentukan spesifikasi atau property bagi setiap medan

Modul 2 : Antaramuka Microsoft Access XP dan Operasi Asas Dalam pembinaan satu Sistem Pangkalan Data

Secara asasnya semua menu yang terdapat di dalam Micosoft Access adalah sama fungsinya dengan menu-enu yang terdapat dala Micosoft Word.

Microsoft Access XP menyediakan beberapa kaedah bagi membolehkan pengguna membina satu pangkalan data. Antaranya :

• Database wizard
• Blank database
• Blank database access pages
• Project

Modul 3 : Penggunaan Table dalam Microsoft Access XP

Operasi asas dalam pembinaan table

1. Klik arahan new dari menu file
2. Seterusnya pilih arahan new : blank database dari task pane
3. Namakan fai pangkalan data sebagai “sewa kereta”.
4. Tetingkap yang berikut akan dipaparkan

Terdapat 3 kaedah bagaimana table dapat dihasilkan

• Create table in design view
• Create table using wizard
• Create table by entering data

5. Klik ikon new
6. tetingkap new table akan dipaparkan

7. aktifkan pilihan design view dan klik OK
8. tetingkap di bawah akan dipaparkan

Microsoft Access menyediakan beberapa format atau jenis data yang boleh anda pilih bergantung kepada jenis data yang akan dimasukkan nanti iaitu text

• Membenarkan aksara seperti huruf, nombor dan tanda bacaan

• Medan format ini membenarkan bacaan aksara sehingga 255 aksara

Number

• Membenarkan nilai numerik (nombor)

• Khusus bagi data yang memerluakan operasi aritmetik atau pengiraan

Currency

· Membenarkan data dalam bentuk kewangan digunakan.

Memo

• Hampir menyerupai text ttp kelebihannya ia mampu menampung sehingga > 64000 aksara

Autonumber

• Biasanya digunakan bagi medan-medan yang memerlukan nombor-nombor unik dimasukkan secara automatiksamada dalam bentuk jujukan, rawak dan sebagainya

Yes/ No

• Format yang berunsurkan logikal

• Menerima data-data dalam kumpulan logikal spt benar/salah, ya/tidak dll

Hyperlink

• Merujuk kpd data dalam bentuk teks atau nombor yang digunakan sbg hyperlink address

• Digunakan bagi membolehkan operasi capaian dilakukan dengan mudah terhadap objek di dalam sistem pangkalan data kpd dokumen atau fail yang diluar

OLE Object

• Format yang memerlukan rantaian atau perhubungan dengan objek yang dihasilkan dari program lain.

• Ia boleh dalam bentuk imej, audio, video, graf dan sebagai.

9. Masukkan data seperti berikut :

10. simpan table anda dengan nama pekerja
11. Tahniah, anda telah berjaya menghasilkan sebuat table baru yang bernama pekerja

Latihan Kendiri

1. Bina satu pangkalan data dengan nama Sistem Maklumat Pekerja

2. Hasilkan Table di bawah dengan menggunakan jenis data yang sesuai.

Table : Pekerja

Kod Pekerja	Kad Pengenalan	Nama pekerja	Jantina	alamat
6875	711106-06-6065	Jaalludin Harun	Lelaki	Skudai
5467	660923-06-6534	Lee Ah Eng	Lelaki	Skudai
4553	550813-05-6545	Sharifah aizura Kasim	perempuan	Johor Bahru
8767	760923-04-8763	Lim Tek Lam	Lelaki	Pontian
7671	601209-07-8765	Raman Muthusamy	Lelaki	Kulai
3456	770911-09-8467	Mohd Aminuddin Saad	Lelaki	kulai
7656	720124-08-7656	Siti Aishah Hashim	perempuan	Johor Bahru

Table : Perbelanjaan

Field Name	Data Type
Kod Perbelanjaan	Autonumber
Kod Pekerja	Text
Keterangan	Text
Jumlah	Currency
Tarikh dibelanjakan	Date/time
Bayar kembali?	Yes/No
Nombor cek	Text

Modul 4: Penggunaan Query dalam Microsoft Access XP

Asas pembinaan query yang ringkas

1. Kembali ke database window dan aktifkan object query

2. tetingkap new query akan dipaparkan

3. klik pilihan design view dan klik OK

4. Tetingkap show table akan muncul bagi membolehkan anda memilih table yang akan dimasukkan ke dalam tetingkap query design

5. Aktifkan table pekerja dan klik butang close

6. Masukkan nopekerja , nama, alamat, jantina dengan cara dwiklik pada medan table di atas

7. masukkan perkataan lelaki di medan jantina bagi baris criteria.

8. simpan query anda dengan nama senarai pekerja lelaki

Latihan kendiri

1. Hasilkan satu query yang hanya menyenaraikan pekerja perempuan sahaja. Namakan query tersebut dengan nama “senarai pekerja perempuan”

2. Hasilkan satu query yang hanya memaparkan senarai pekerja lelaki yang berasal dari Skudai sahaja. Namakan query tersebut sebagai “ Senarai pekerja lelaki dari Skudai”

Modul 5 : Penggunaan Forms dalam Microsoft Access XP

Untuk menghasilkan form ikuti langkah berikut:

1. Klik pada object form pada database window

Butang new

2. klik butang new. Tetingkap form akan dipaparkan . Pilih form wizard

3. pada bahagian bawah tetingkap tersebut disediakan satu ruang yang membolehkan anda memilih table atau query yang akan digunakan

4. pilih table pekerja. Klik OK. Tetingkap Form wizard akan dipaparkan

5. seterusnya tetapkan medan yang ingin dimasukkan. Anda boleh menggunakan butang anak panah > yang disediakan. Klik butang > untuk memilih medan

6. klik butang next untuk arahan seterusnya. Anda perlu memilih layout yang akan dihasilkan

7. dalam contoh ini, pilih columnar dan klik butang next
8. tetingkap seterusnya ialah memilih stail borang yang ingin dihasilkan.

9. klik mana-mana stail yang disediakan kemudian tekan next

10. masukkan tajuk bagi form yang ingin dihasilkan iaitu “borang maklumat pekerja”.
11. Klik butang finish
12. secara automatik form anda telah dihasilkan

Modul 7 : Penghasilan report

Menghasilkan laporan menggunakan report wizard

1. aktifkan database window
2. pastikan objek report diaktifkan

3. tekan ikon new bagi memulakan operasi report
4. paparan new report akan dipaparkan bagi membolehkan anda memilih kaedah penghasilan report yang ingin digunakan

5. pilih table atau query yang akan digunakan untuk tujuan penghasilan report. Klik OK
6. tetingkap wizard akan meminta anda menetapkan medan-medan yang ingin dimasukkan ke dalam report

8. pilih medan yang ingin dimasukkan dengan menekan butang >

9. seterusnya tekan butang next

10. tetingkap seterusnya akan meminta anda menetapkan kumpulan atau kategori bagaimana rekod ini ingin dipersembahkan. Anda boleh memilihnya atau tidak (optional) . kemudian tekan butang next

11. seterusnya adalah arahan untuk menetapkan susunan sesuatu rekod. Seperti arahan sebelumnya, anda boleh memilih ataupun tidak perlu

12. klik butang next. Anda perlu memilih layout yang akan dihasilkan

13. Klik butang next. tetingkap seterusnya ialah memilih stail report yang ingin dihasilkan

14. pilih mana-mana stail yang anda inginkan. Kemudian klik next

15. namakan laporan yang dihasilkan dengan nama “laporan Maklumat pekerja”
16. tekan butang finish
17. Tahniah, anda telah Berjaya menghasilkan satu report